Nếu như Woody Allen đã từng phát biểu, 80% thành công là chỉ cần biết xuất hiện đúng lúc, thì 80% việc xây dựng và duy trì mối quan hệ là chỉ cần giữ liên lạc.

Tôi gọi đây là “pinging”. Đây là những lời chào ngắn gọn, tự nhiên, và có thể thực hiện bằng nhiều cách khác nhau. Một khi bạn đã quen với phong cách riêng của mình, bạn sẽ thấy có thể giữ liên lạc với nhiều người hơn cả mong đợi mà không mất nhiều thời gian như bạn nghĩ.

Dĩ nhiên bạn vẫn phải làm việc chứ. Pinging cũng đòi hỏi phải nỗ lực. Đó chính là điểm khó khăn nhất. Bạn cần phải liên tục pinging, pinging, và pinging và không bao giờ dừng lại. Bạn phải liên tục giữ lửa cho mạng lưới của mình nếu không nó sẽ héo hon và chết.

Bạn đã bao lần phải tự hỏi mình, “Cái mặt của anh ta .. Anh biết đấy, cái anh chàng …” Hoặc, “Tôi biết cô ấy, tôi chỉ không nhớ nổi tên cô ta…” Tất cả chúng ta đều thường xuyên gặp tình huống như vậy, theo như tôi biết. Mỗi khi tôi nghe những câu phát biểu như vậy, tôi cảm nhận được ngay là mạng lưới của họ hay những nối kết của họ đang bị héo mòn.

Ngày nay chúng ta bị tràn ngập trong biển thông tin và bộ óc chúng ta chỉ có thể ưu tiên cho những thông tin nào gần nhất. Làm thế nào để vượt lên những âm thanh hỗn loạn trong thông tin? Muốn trở thành người đầu tiên trong sổ danh bạ trí nhớ tùy thuộc vào một khái niệm đơn giản nhưng giá trị: nhắc nhở.

• Những người bạn vừa mới liên hệ hoặc mới tạo dựng mối quan hệ cần phải được nhìn thấy hoặc nghe đến tên bạn trong ít nhất là ba phương thức giao tiếp – ví dụ như thông qua email, điện thoại, gặp mặt trực tiếp – trước khi họ nhớ ra bạn có tồn tại.
• Một khi bạn đã đạt được sự nhận biết ban đầu, bạn cần phải nuôi dưỡng mối quan hệ này bằng một cuộc điện thoại hay một email ít nhất mỗi tháng một lần.

• Nếu bạn muốn chuyển một kết nối thành một người bạn, bạn cần ít nhất hai cuộc gặp mặt trực tiếp bên ngoài văn phòng làm việc.

• Duy trì mối quan hệ hạng hai cần đến hai hay ba pinging mỗi năm.

Những nguyên tắc cơ bản trên giúp bạn có khái niệm cần phải làm gì để giữ lửa cho mạng lưới của mình. Mỗi ngày tôi gọi hàng chục cuộc điện thoại. Hầu hết chỉ để chào hỏi ngắn gọn và tôi thường để lại tin nhắn trên hộp thư thoại. Tôi cũng thường xuyên gửi email. Với chiếc BlackBerry, tôi có thể làm gần như toàn bộ những động tác Pinging khi ngồi trên xe lửa, máy bay, taxi. Tôi nhớ – hay ít nhất cũng là chiếc PDA của tôi nhớ – tất cả những sự kiện riêng tư như sinh nhật, ngày kỷ niệm, và tôi đặc biệt chú ý liên lạc với mọi người trong nhhững lúc như thế.

Khi tham gia duy trì mối quan hệ, bạn phải có mặt liên tục 24/7, 365 ngày trong năm.

Bạn cần phải tạo ra một nền tảng vững chắc cho hệ thống. Tuy nhiên đây chỉ là cách làm việc của tôi. Bạn sẽ nghĩ ra cách riêng của bạn. Nguyên tắc chủ đạo là phải lặp đi lặp lại; hãy tìm ra một phương pháp nào đó để đảm bảo bạn giữ liên lạc với mọi người thường xuyên nhưng không gây cho bạn quá căng thẳng về thời gian.

Một cách tôi phát hiện sẽ giúp tôi duy trì mạng lưới những nối kết, đồng nghiệp, bạn bè dễ dàng hơn là tạo ra một hệ thống xếp hạng tùy thuộc vào mức độ thường xuyên tôi liên lạc. Đầu tiên tôi phân mạng lưới thành năm nhóm chính: Dưới nhóm “Cá nhân”, tôi điền tên bạn thân và những người quen trong xã hội. Vì tôi thường tiếp xúc với nhóm này một các thân tình, tôi không để tên họ vào danh sách. Mối quan hệ đã được định hình, và vì vậy khi chúng tôi nói chuyện, dường như giữa chúng tôi không hề có khoảng cách. Nhóm “Khách hàng” và “Khách hàng tiềm năng” chỉ cần nghe tên cũng hiểu rồi. “Những cộng sự quan trọng” dành cho những người tôi cần liên lạc thường xuyên trong công việc. Tôi có thể đang làm việc với họ hoặc hy vọng sẽ hợp tác với họ trong tương lai. Đây là nhóm quan trọng nhất của sứ mệnh. Dưới nhóm “Những mối liên hệ khao khát”, tôi liệt kê những người tôi muốn được làm quen, hoặc tôi đã gặp qua chóng vánh (danh sách này có thể là sếp của sếp bạn hay một ngôi sao đáng kính nào đó) và muốn thiết lập mối quan hệ thân thiết hơn.

Sau khi đọc qua chương về ghi nhận tên tuổi, tôi hy vọng bạn đã bắt đầu chia nhóm và phân loại mạng lưới của mình theo một cách phù hợp nhất – không nhất thiết phải tuân theo một nguyên tắc cứng nhắc nào cả. Tạo ra những phân khúc phù hợp với bạn và mục tiêu của bạn.

Đây là một thói quen cần được củng cố thường xuyên. Tất cả những người thành công đều phải biết lập kế hoạch. Họ nghĩ ra trên giấy. Không lập kế hoạch, như lời mọi người thường nói, đồng nghĩa với lập kế hoạch thất bại. Và đi kèm một kế hoạch là danh sách những hoạt động và tên người.

Bước tiếp theo là in danh sách những nối kết trong mạng lưới của bạn theo những nhóm mà bạn đã phân loại. Câu hỏi đặt ra là Bạn nên liên hệ với những người trong nhóm này với mức độ thường xuyên như thế nào? Tôi có một hệ thống khá đơn giản, nhưng bạn có thể dựa vào đó để phát triển thêm. Tôi dò từ trên xuống dưới và đánh dấu 1, 2, 3 bên cạnh từng cái tên.

“1” nghĩa là người đó sẽ được liên hệ ít nhất mỗi tháng một lần. Điều này có nghĩa là tôi đang có mối liên hệ mật thiết với người đó, có thể là bạn bè hay một cộng sự kinh doanh mới. Đối với những mối quan hệ mới được thiết lập, “1” có nghĩa là tôi vẫn chưa tạo được nền tảng vững chắc thông qua ba cách tiếp cận khác nhau. Mỗi khi tôi liên hệ với ai đó, tôi thường ghi lại một chú thích ngắn ngay bên cạnh tên của họ cho biết lần cuối cùng tôi liên hệ với họ là khi nào và thông qua phương tiện gì. Nếu tháng trước tôi đã gửi email hỏi thăm đến một khách hàng tiềm năng được đánh dấu “1”, tháng này tôi sẽ gọi điện thoại. Ngoài ra, những kết nối nào được xếp hạng “1”, tôi chép vào điện thoại di động và gán cho họ một mã quay số nhanh. (Tôi rất thích chế độ quay số nhanh này, vì nó cho phép tôi tìm và liên lạc nhanh.) Nếu tôi có chút thời gian rảnh trên taxi, tôi chỉ việc dò tìm theo những mã số này và gọi vài cuộc liên lạc cho những người gần đây tôi không liên lạc.

Số “2” nghĩa là tôi thỉnh thoảng cần phải liên hệ để cập nhật tình hình. Đây là những người quen tình cờ hay những người tôi biết khá rõ. Họ sẽ được nhận một cuộc điện thoại hay email mỗi quý. Tôi cố gắng đưa tên những này vào khi tôi gửi thư thông báo liên quan đến công việc. Và cũng như tất cả những người khác trong mạng lưới, mỗi năm họ còn được nhận thiếp hay điện chúc mừng nhân dịp lễ tết và sinh nhật.

Những người được xếp vào nhóm “3” là những người tôi không biết rõ và vì lý do thời gian, hoàn cảnh, tôi không thể dành thêm nỗ lực để pinging với họ. Những người này thuần túy chỉ là quen biết, những người tôi gặp tình cờ nhưng không hiểu sao lại có tên trong danh bạ của tôi. Tôi cố gắng bằng cách hay cách khác liên lạc với nhóm này ít nhất mỗi năm một lần. Khi bạn liên lạc và gửi thiệp hay email, bạn sẽ nhận được những phản hồi rất vui. Đa số mọi người thường tỏ vẻ vui sướng, trí tò mò của họ bị kích động, khi một người nào đó họ không quen biết lắm lại gửi thiệp chúc mừng, dù là những lời nhắn ngắn ngủi thôi.

Bước thứ ba, như tôi đã nhắc đến trong chương về ghi nhận tên người, là phân loại mạng lưới của bạn thành những danh mục điện thoại. Theo thời gian, danh sách tổng hợp sẽ trở nên quá cồng kềnh và bạn không thể làm việc trực tiếp trên đó. Danh mục điện thoại sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tập trung nỗ lực. Bạn có thể sắp xếp chúng theo số thứ tự, theo thành phố, hay theo ngành nghề, .v.v. Bạn hoàn toàn tự do sắp xếp. Nếu tôi bay đến New York chẳng hạn, tôi sẽ in ra danh mục điện thoại New York, và gọi vài cuộc điện thoại cho những người được đánh số 1 khi tôi đặt chân xuống sân bay. “Chào Jan. Tôi mới đến New York và chợt nhớ đến bạn. Lần này tôi không có thời gian gặp bạn, nên tôi chỉ muốn gọi điện cập nhật tình hình.” Danh mục New York này cũng rất hữu ích khi khoảng một tuần trước khi đi bạn có thể sử dụng nó điền vào những khoảng thời gian còn trống trong lịch trình làm việc của mình.

Làm thế nào tôi có đủ thời gian? Một lần nữa tôi muốn nhắc lại, bạn có thể tìm thấy thời gian bất cứ ở đâu. Tôi pinging trên taxi, hoặc trên xe riêng. Tôi pinging trong nhà tắm (với chiếc BlackBerry). Khi tôi thấy chán tại cuộc hội thảo, tôi pinging bằng email. Tôi có thói quen lưu giữ tất những email tôi đã gửi đi và nhận được. Khi nhận được, tôi chuyển nó vào thư mục cho biết tôi đã trả lời thư hay chưa. Sau đó tôi chỉ việc mở những email chưa trả lời, và bắt đầu pinging. Tôi cũng tập thói quen kiểm tra lại danh sách tổng hợp vào cuối tuần và so sánh với những hoạt động hay chuyến công tác nào tôi dự định cho tuần sau. Bằng cách này, tôi luôn được cập nhật và mang theo một danh sách đáng tin cậy bên mình suốt cả tuần.

Một cách tiết kiệm thời gian khác là phải thật tập trung khi bạn gọi điện thoại. Có nhiều khi, nghĩ lại thật buồn cười, tôi gọi điện KHÔNG mong được gặp người đó. Đôi khi bạn không có đủ thời gian để nói chuyện thật cặn kẽ, bạn chỉ muốn nhắn lại lời thăm hỏi. Tôi cố gắng ghi nhớ về thói quen sử dụng điện thoại của mọi người và nếu tôi chỉ muốn để lại lời nhắn, tôi sẽ sẽ gọi khi tôi biết họ không có mặt. Gọi điện thoại đến văn phòng thật sớm hoặc thật muộn sẽ đem lại kết quả này.

Vấn đề quan trọng là bạn phải đưa khái niệm pinging vào trong công việc hàng ngày của mình. Một số tổ chức còn đưa cả pinging vào quy trình nội bộ của họ. Tôi nghe nói tại hãng tư vấn McKinsey, người ta thật sự đề ra một quy tắc là khi một CEO mới bổ nhiệm được 100 ngày, McKinsey sẽ chỉ định một nhà tư vấn của họ gọi điện để xem McKinsey có đóng góp giúp đỡ được gì không. Theo McKinsey, 100 ngày là vừa đủ để vị CEO mới nắm được tình hình, nhận biết được, nhưng chưa đủ thời gian để ra tay tìm ra các giải pháp.

Khi pinging trở thành một công cụ đáng tin cậy trong các hoạt động kinh doanh, bạn cũng đừng ngạc nhiên khi thấy các công ty phần mềm nhanh chóng phát triển những sản phẩm để giúp bạn pinging dễ dàng hơn. Plaxo là một chương trình mới rất gọn mà tôi thấy hữu hiệu. Phần mềm này được thiết kế giúp mọi người giữ liên lạc với nhau và giải quyết vấn đề đau đầu là nhập vào database các nối kết, trích ra những người có địa chỉ email, và gửi thư yêu cầu họ cập nhật thông tin cá nhân theo những gì bạn đang lưu trữ. Khi thông tin đã được cập nhật, nó sẽ gửi cho bạn một email thông báo. Thế là bạn đã pinging tự động rồi.

Tôi sử dụng phần mềm này mỗi sáu tháng một lần, và đã trở thành khách hàng thân thiết rồi. Cách đây không lâu, tôi cho Plaxo chạy cập nhật thông tin. Vài ngày sau, tôi nhận được email từ một khách hàng tiềm năng mà tôi đã mất liên lạc từ lâu. Câu trả lời rằng: “Chúng ta nói chuyện cách đây đã gần một năm. Cuối cùng chẳng có gì xảy ra. Bây giờ có thể là lúc thích hợp để bàn trở lại.” Email này đã dẫn tôi đến với một khách hàng trị giá 2 triệu đôla.

Phương pháp và nội dung là hai yếu tố quan trọng nhất trong pinging. Nếu đó là những nối kết thân thiết, tôi sẽ sử dụng pinging với thông điệp “Tôi gọi điện vì tôi quan tâm đến bạn.” Tất nhiên, thông điệp của tôi sẽ là “Chào, lâu rồi chúng ta không nói chuyện với nhau và tôi chỉ muốn nói cho bạn biết là tôi nhớ bạn, và bạn là một người rất quan trọng với tôi.” Dĩ nhiên bạn có thể thay đổi tùy đối phương, nhưng nên nhớ luôn thể hiện thông điệp một cách chân tình nhất.

Đối với những người đóng vài trò quan trọng trong sự nghiệp hay công việc kinh doanh của tôi, tôi thường thích dùng công cụ pinging giá trị gia tăng. Trong trường hợp này tôi tìm cách mang lại giá trị trong lúc giao tiếp, ví dụ khi một người tôi biết được thăng chức, hay công ty họ đang điều hành đạt kết quả khích lệ trong một quý, hay khi họ có em bé. Tôi cũng thích gửi đi vài bài báo, những lời khuyên ngắn, hay những cử chỉ khác thể hiện tôi đang nghĩ đến họ và sẵn sàng giúp đỡ họ.

Hãy sáng tạo. Tôi có một người bạn thường mang theo một chiếc máy ảnh kỹ thuật số bên mình. Khi anh ta rời khỏi một buổi hội thảo hay kết thúc một chuyến đi công tác, anh ta pinging những người đã gặp bằng một lời chào ngắn gọn kèm theo một tấm hình. Đó là một ý tưởng hay và rất phù hợp với anh ta. Tôi có một người bạn khác lại sử dụng âm nhạc theo cách tương tự. Khi anh ta gặp một người mới quen, anh ta thường hỏi họ thích nghe loại nhạc gì. Anh chàng này có cả một thư viện số về âm nhạc, từ xưa đến nay, và anh ta luôn cập nhật những bản thu mới nhất. Khi cần phải pinging, anh ta có thể viết “Tôi rất hân hạnh làm quen với bạn hôm đó. Bạn có nói là bạn thích nghe nhạc Jazz. Tôi tình cờ có một bản thu rất hiếm của Miles Davis. Tôi nghĩ bạn sẽ rất thích. Nghe xong bạn cho tôi biết ý kiến nhé.”

Một khi bạn đã gây dựng được nối kết với một cộng sự mới hay một người bạn, hãy nhớ nuôi dưỡng nó bằng cách pinging. Đây là sản phẩm kỳ diệu chăm bón cho khu vườn bạn bè và cộng sự của mình.

Công cụ pinging căn bản: NGÀY SINH NHẬT

Những lời khuyên về cách nhắc nhở người khác nhớ đến mình vào những sự kiện đặc biệt thường tập trung vào gửi thiệp Giáng sinh hay Tết. Ngày lễ, theo ý kiến cá nhân tôi, không phải lúc tốt nhất để khởi động cỗ máy pinging của bạn. Tại sao? Vì rất khó làm nổi bật mình trong số 150 người khác.

Cơ hội pinging tôi đặc biệt yêu thích vẫn là ngày sinh nhật, đứa con bị bỏ rơi trong số những sự kiện được chào đón trong đời. Khi bạn già đi, những người xung quanh bắt đầu bỏ qua ngày đặc biệt này (chắc có lẽ vì họ cho rằng bạn cũng không muốn nhớ đến nó) . Có thể cha mẹ bạn vẫn nhớ nhưng anh chị em thì chưa chắc. Còn bạn bè của bạn sẽ tự nhủ: “Ai lại đi nhắc nhở anh chàng tội nghiệp đó là hắn đang già đi?” Chẳng bao lâu, sự thất vọng chồng chất sẽ biến thành phản kháng, và sau đó là căm ghét. Hoặc ít nhất cũng thể hiện như căm ghét.

“Nhưng mà ngày sinh nhật không quan trọng đối với tôi,” tôi nghe người ta nói với nhau thường xuyên như vậy. Bạn thuyết phục gia đình bạn “Đừng có tổ chức gì hết, mà nếu có, làm gọn nhẹ thôi.”

Tôi thì tôi không tin đâu. Tôi biết rất rõ bạn muốn gì. Bạn quan tâm đến nó lắm, cũng như rất nhiều người khác.

Chúng ta đã được huấn luyện từ thời còn bé, cho dù sau này khi lớn lên chúng ta căm ghét sinh nhật đến thế nào, rằng đây là ngày của riêng ta. Ngày của ta, đã như thế từ lúc ta còn là một đứa trẻ con. Và khi bạn đã 70 tuổi, tận sâu thẳm trong lòng, cho dù bạn có phản đối thế nào, bạn vẫn cảm thấy thích thú được nhớ đến vào ngày sinh nhật ngay cả khi bạn không còn nhận được những món quá to kềnh rực rỡ.

Đừng tự dối lòng mình – AI CŨNG QUAN TÂM ĐẾN NGÀY SINH NHẬT CỦA MÌNH.

Cách đây vài năm, tôi đang đi công tác tại New York thì một tin nhắn nhắc nhở xuất hiện trên chiếc điện thoại của tôi: “sinh nhật Kent Blosil.” Kent là người đã khéo léo vượt qua được người giữ cửa của tôi. Khi tôi gặp Kent lần đó, tôi đã có thông tin liên lạc, và tôi cũng hỏi ngày sinh nhật của anh ta, như một thói quen tôi thực hiện với tất cả mọi người. Câu hỏi này không có gì là riêng tư, và đa số mọi người đều quên bẵng ngay sau khi họ nói cho tôi nghe.

Kent là người theo Mormon. Sinh ra và lớn lên tại Salt Lake, Utah, anh ta có tổng cộng mười anh chị em. Trong một gia đình lớn như vậy, bạn cứ nghĩ anh ta nhất định nhận được rất nhiều cuộc điện thoại thăm hỏi trong ngày sinh nhật của mình.

Tôi đã không tiếp xúc với anh ta hơn một năm. Hôm đó tôi cũng rất bận, và tôi đã không đọc tin nhắn cho đến tận 3h chiều. Thông thường tôi sẽ gọi điện thoại chúc mừng vào sáng sớm. Như vậy tôi thường bị chuyển vào hộp thư thoại, và khi họ đến văn phòng sáng hôm đó, họ sẽ được nghe tôi ca bài Happy Birthday. Tôi nghĩ có rất nhiều tay taxi cho tôi là gàn.

Vì vậy khi tôi gọi cho Kent và anh ta nhấc máy vào buổi chiều hôm đó, tôi cất giọng Pavarotty của mình hát bài Happy Birthday để chào anh ta. Không cần chào hỏi, không cần khách sáo. Tôi cứ thế mà hát.

Thông thường tôi sẽ nghe thấy đầu dây bên kia cười vui vẻ và “Cảm ơn.” Lần này, sau khi tôi hát xong, bên kia vẫn im lặng. “Kent, anh có đó không? Hôm nay là sinh nhật anh phải không?” Im lặng. Chẳng ai đáp lại. Tôi nghĩ mình giống một thằng điên và đã nhớ nhầm ngày hay gì đó rồi.

“Kent ơi”

Mãi sau anh ta mới ấm ớ, “Ừ”. Anh ta đang nghẹn ngào, cố gắng ngăn không khóc.

“Anh có sao không?”

“Anh còn nhớ sinh nhật tôi hả?” anh ta hỏi. Người ta thường rất ngạc nhiên vì điều này.

“Anh biết không, Kent năm nay không có ai trong gia đình tôi, không anh chị em nào… thực tế là không ai nhớ đến sinh nhật của tôi cả. Không ai nhớ cả,” anh ta nói, “cảm ơn anh nhiều lắm.”

Anh ta không bao giờ quên. Người ta không bao giờ quên.